فريق عمل تطبيق نظام إدارة الوثائق بوزارة التربية والتعليم يزور تعليمية جنوب الشرقية

صور : سعيد بن أحمد القلهاتي

بدأ اليوم فريق عمل تطبيق نظام إدارة الوثائق الخصوصية بدائرة الوثائق بوزارة التربية والتعليم زيارته لتعليمية جنوب الشرقية وذلك لمتابعة وتقييم المرحلة التي وصل إليها التطبيق الفعلي لنظام إدارة الوثائق الخصوصية والعمل على حل المشكلات التي تواجه المختصين في التقسيمات الإدارية المعنية وتستمر زيارة الفريق للمحافظة إلى 14 من نوفمبر الحالي وتستهدف الموظفين المعنيين بقسم البريد والوثائق بمكتب المدير العام والتقسيمات المطبقة للوثائق المشتركة .

حيث التقى الوفد بالموظفين المعنيين بقسم البريد والوثائق بمكتب المدير العام والتقسيمات المطبقة للوثائق المشتركة واستعرض معهم الأهداف المرجوة من هذه الزيارة ومدى التقدم الذي وصلت إليه دائرة الوثائق في مجال إدارة الوثائق حسب المعايير الموضوعة وشرح تطبيق نظام الوثائق المشتركة في بعض الجهات والاستماع لمطالب التحديث واحتياجات الأقسام .

وسيتم خلال الزيارة شرح نظام إدارة الوثائق الخصوصية وأهم التحديثات التي طرأت عليه والذي تم اعتماده من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ومعالي الدكتورة الوزيرة الموقرة في 2018م والتدريب على آلية اختيار التصنيفات الموضوعية للتقسيمات الإدارية التي ينطبق عليها نظام إدارة الوثائق الخصوصية وفقاً لاختصاصات كل تقسيم إداري بالمديرية ومكاتب الاشراف التربوي وشرح آلية التصنيف الموضوعي في نظام المراسلات الالكتروني من حيث إنشاء الملفات التكميلية (الفرعية) وفق التصنيفات الموضوعية الرئيسية المعتمدة لكل تقسيم إداري وتصنيف المراسلات الصادرة والواردة وتغيير الملف التكميلي للمراسلة وتعديل اسم الملف التكميلي في نظام المراسلات الالكتروني وإغلاق المراسلة وإغلاق الملف التكميلي وكيفية الرجوع إليه بعد تحويله إلى الأرشيف الوسيط .

كما سيقوم الفريق الزائر بشرح طريقة فتح الملفات الورقية النظير للملفات التكميلية الإلكترونية وكيفية فتح الحافظات المعتمدة من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وتوضيح آلية اعداد القائمة الإسمية والملفات للتقسيمات الإدارية بالمديرية التي طرأ عليها تحديث بالهيكل التنظيمي للمديرية (دمج /إنشاء/حذف) وشرح خاصية “إدارة الأرشيف ” بنظام المراسلات الإلكتروني لرئيس قسم البريد والوثائق ، في ظل سعي الدائرة إلى منح صلاحيات المتابعة في النظام لأقسام البريد والوثائق بالمحافظات التعليمية ، من حيث طريقة متابعة تطبيق التصنيف الموضوعي لتقسيمات المديرية وطريقة إنشاء تقرير بالمراسلات الغير مصنفة لكل تقسيم إداري وطريقة معرفة التصنيفات الموضوعية المدرجة لكل تقسيم بالمديرية وطريقة ربط الملفات والتصنيفات للتقسيمات الإدارية وفق اختصاصاتها الوظيفية وشرح آلية تشغيل عملية تنظيم الوثائق ومرفقاتها وكيفية تفعيلها ، وفقاً لما تم اعتماده بنظام إدارة الجودة ومتابعة عينات مختارة من التقسيمات الإدارية بالمديرية والتي ينطبق عليها نظام إدارة الوثائق المشتركة لمدى التزامها بتفعيل وتطبيق عملية التصنيف الموضوعي للمراسلات الصادرة والواردة في نظام المراسلات الإلكتروني والنظام الورقي وتقديم الدعم الفني اللازم لها .