الإتيكيت والبروتوكول والمراسم (تعريفها-أهميتها-قواعدها العامة)، والمسؤولية المشتركة
حمود الحارثي
تأتي أهمية الإتيكيت والبروتوكول والمراسم، في مقدمة خطوات إنجاح تنظيم أي حفل أو فعالية أو لقاء ذا طابع رسمي، لا سيما الجانب المتعلق بأسبقية جلوس المدعوين.
وقد نلمس وجود دوائر وأقسام متخصصة في كل مؤسسة عامة كانت أو خاصة لإدارة شؤونها تأكيداً على مستوى أهميتها.
وفي سياق هذا المقال سنستعرض بعض التعريفات والقواعد العامة من خلال عدد من المحاور بالغة الأهمية، منها التعريف بمصطلحات المراسم والبروتوكول والإتيكيت، والعلاقة التي تربطها، وأهميتها، بالإضافة إلى المسؤولية المشتركة بين الجهة الداعية والجهة المدعوة، وترتيب أسبقية الجلوس.
وقد لا نختلف بأن مسؤولية حُسن الإعداد والتنظيم لأيّ فعالية كما هو معلوم تقع على عاتق العاملين في مجال المراسم والعلاقات العامة من باب المسؤولية الوظيفية، خصوصاً فيما يتعلق بموضوع استقبال المدعوين، وترتيب أسبقية جلوسهم داخل القاعات المخصصة لإقامتها.
وقبل البدء، من الأهمية بمكان التوضيح بأن جميع الضيوف والمدعوّين هُم بلا شكّ محل ترحيب وتقدير واحترام من قِبل المنظّمين، مع الأخذ بعين الاعتبار مراعاة أهمية الجانب التنظيمي لذلك، وهذا ما دعانا للكتابة في موضوعه.
ونبدأ بالتعريف بمعنى مصطلحات المراسم، والبروتوكول والإتيكيت، وتوضيح الفرق والعلاقة الرابطة بينها، نظراً لاختلاط معانيها لدى البعض.
البروتوكول: يقصد منه النظام والاحترام والذوق واللباقة في التعامل بين الأفراد والجماعات، وبمعنى أدق هو فن السلوك المهذب، والتصرف الراقي.
الإتيكيت: يقصد به مجموعة الآداب الاجتماعية التي يلتزم بها الأفراد في تعاملاتهم.
المراسم: هي مجموعة القواعد والإجراءات التي تتبع في العلاقات المتبادلة بين الأشخاص والمؤسسات. علماً بأنها كلمة عربية الأصل.
ومما سبق يتضح بأن معناها مجتمعة يفضي إلى مدلول واحد مشترك، ألا وهو مجموعة المبادئ والقواعد المكتوبة والعرفية غير المكتوبة التي تنظم هذه العلاقة، وقد بلغت هذه القواعد الثلاث في وقتنا الحاضر درجة كبيرة من الأهمية والاهتمام، والتي قد ساهمت بشكل كبير في تنظيم العلاقات على مختلف مستوياتها وغاياتها دولياً ومؤسسياً ومجتمعياً وفردياً.
وإليكم بعض القواعد العامة التي نرى بأن من الأهمية إحاطة العاملين في هذا المجال علماً بها على سبيل المثال لا الحصر:
١-يبدأ الحفل أو الفعالية بعد وصول راعي المناسبة، ولا يُسمح لأحد بالدخول بعد ذلك، وعند الانتهاء يخرج راعي المناسبة أولاً قبل الآخرين.
٢-تبدأ بالسلام الوطني كل فعالية رسمية تحت رعاية شخصية اعتبارية في الدولة بحضور جماهيري.
٣-راعي المناسبة على اليمين دائماً.
٤-الجلوس على مستوى الخط مع راعي المناسبة.
٥-عدد المودعين للضيف لا يزيد عن ثلاثة أشخاص.
٦-في الاحتفالات والندوات يُعمل بالتنظيم التالي:
(راعي المناسبة على اليمين ثم يمينه ثم يسار المضيف ثم يمين ثم يسار وهكذا).
٧-عدم إطالة المصافحة.
٨-الرجل يقدّم نفسه للسيدة.
٩-مراعاة السيدة إذا لم تصافح.
١٠-المبادرة من الأصغر إلى الأكبر.
١١-عدم إطالة الحديث عند تناول الأكل.
١٢-أسبقية ركوب السيارة، الضيف أولاً ثم المضيف.
١٣-الأسبقية في السير، الشخص الأرفع مقاماً ويكون على يمين المضيف.
١٤-أسبقية جلوس المدعوين تتم وفق اختلاف مسمياتهم ودرجاتهم.
١٥-موظف المراسم أو العلاقات العامة هو من يرشد الضيف للوجهة.
وفي الجانب المتعلق بالمسؤولية المشتركة بين الجهة الداعية والجهة المدعوة يمكن تلخيصها على سبيل المثال لا الحصر في الآتي:
أولاً: مسؤولية الجهة المرسلة للدعوة.
١-إرسال الدعوة قبل فترة كافية، على أقل تقدير أسبوع قبل تاريخ الفعالية.
٢-وضع رقم هاتف للتواصل على بطاقة/رسالة الدعوة.
٣-توضيح مكان وزمان إقامة الفعالية على بطاقة/رسالة الدعوة.
ثانياً: مسؤولية الجهة المدعوة للحضور (مؤسسات/أفراد).
١-الرد بقبول الدعوة وتأكيد الحضور أو الاعتذار بفترة كافية.
٢-الإلتزام بالزيّ الرسميّ أو نوع اللباس المحدد في بطاقة الدعوة عند تلبيتها.
٣-الوصول لموقع إقامة الفعالية بوقتٍ كافٍ والتعريف بنفسه للقائم باستقباله.
وقد تجدر الإشارة هنا إلى أن أسبقية الجلوس تعتبر من أهم قواعد المراسم نظراً لمدى أهميتها وحساسيتها، والتي تتم وفق قواعد خاضعة لمتغيرات وتوجيهات آنية تتم في وقتها، ويمكن لأي جهة منظمة لفعالية رسمية الاستعانة بالجهات المختصة لطلب المساعدة، كما أنه يمكن القول بأنها معارف ومهارات تكتسب من خلال تراكم الخبرات العملية في هذا المجال.
وفي الختام أجدها فرصة سانحة بأن أقدم من خلالها الشكر للجهات المختصة لجميل تعاونهم الدائم في رفد العاملين بمختلف المؤسسات بمعارفهم الثمينة وخبراتهم العلمية والعملية، الذي ساهم بلا شك في تمكينهم من أداء مهام عملهم في هذا المجال.
ختاماً، نسأل الله أن ينفعنا بما علّمنا وأن يجزل الثواب لمن علّمنا -اللهم آمين-.
