اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بمحافظة الوسطى

هيماء- أحمد سالم الجنيبي

في إطار تعزيز منظومة العمل المؤسسي وتطبيق أفضل الممارسات المهنية في مجال إدارة الوثائق والمحفوظات، جرى اعتماد نظام تصنيف وجداول مدد استبقاء الوثائق الخصوصية بمحافظة الوسطى، وذلك من قبل سعادة الشيخ أحمد بن مسلم الكثيري محافظ الوسطى، وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، استنادًا إلى أحكام المرسوم السلطاني رقم (2007/60) بشأن قانون الوثائق والمحفوظات.

وأكد سعادة الشيخ أحمد بن مسلم الكثيري محافظ الوسطى أن اعتماد هذا النظام يُعد خطوة استراتيجية نحو تطوير العمل الإداري بالمحافظة، لما يمثله من أهمية في تنظيم الوثائق والملفات وفق منهجية علمية معتمدة، مشيرًا إلى أن تطبيق نظام التصنيف بشقيه الخصوصي والمشترك، والاعتماد على جداول مدد استبقاء الوثائق، سيسهم في الحد من تكدس الوثائق في مواقع الحفظ، وضمان سهولة الوصول إليها، والحفاظ عليها من الضياع أو الفقدان، بما ينعكس إيجابًا على كفاءة الأداء المؤسسي وجودة الخدمات المقدمة.
من جانبه أوضح سعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية أن اعتماد نظام إدارة الوثائق الخصوصية بمحافظة الوسطى يمثل محطة مهمة في مسار تطوير العمل الوثائقي بالمحافظات، ويعزز جهود حفظ الذاكرة المؤسسية للدولة، مبينًا أن النظام يشتمل كل الوثائق المتداولة بكافة أنواعها وإسناد لها نظام التصنيف وتحديد لها مدد الاستبقاء حسب مرحلتين المرحلة الجارية والمرحلة الوسيطة وتخضع الوثائق لنظام محكم أثناء تداولها في سائر التقسيمات بالجهات ويتم ترحيل الوثائق للهيئة التي حددت أثناء بناء النظام لتكون رصيدا مهما في الذاكرة الوطنية ويتم إتلاف الوثائق التي حددت سلفا أثناء إعداد النظام كوثائق معدة للائتلاف.
وأشار الضوياني إلى أن عدد الجهات الحكومية والخاصة التي استكملت إعداد أنظمتها الوثائقية الخصوصية في سلطنة عُمان تجاوز 134 جهة، وهو ما يعكس مستوى التقدم في تطبيق منظومة إدارة الوثائق وفق المعايير الوطنية المعتمدة.