صحية مسقط تقوم بتطبيق الضوابط المعتمدة من قبل هيئة الوثائق والمحفوظات في التعامل مع الملفات الإدارية المختلفة

مسقط – النبأ

قام فريق من المختصين من قسم البريد والوثائق بالمديرية العامة للخدمات الصحية لمحافظة مسقط وبالتنسيق مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية بحفظ وإتلاف الوثائق التي انتهت مدة أجلها حسب ما تمّ تحديده في جداول مدد الاستبقاء المُعتمدة، وذلك عملاً بالنصوص واللوائح القانونية ووفقاً للمادة (21) من قانون الوثائق والمحفوظات الصادر بالمرسوم السلطاني رقم (60/2007).

وقد قامت اللجنة الرئيسة المعنية بمراجعة مخرجات فريق عمل فرز الوثائق المشتركة برئاسة الدكتورة ثمرة بنت سعيد الغافرية المديرة العامة للخدمات الصحية لمحافظة مسقط قد قامت بتشكيل فريق عمل داخل المديرية يعنى بفرز الوثائق المشتركة تترأسه رئيسة قسم البريد والوثائق بالمديرية ويضم في عضويته موظفين تابعين لأقسام دائرة الشؤون الإدارية ودائرة الشؤون المالية ودائرة تقنية المعلومات ومكتب المديرة العامة وقسم البريد والوثائق، كما تم رسم خطوات العمل وتوزيع المهام حتى يؤدي الفريق عمله بكل سلاسة وتنظيم ودقة متناهية.

 وأوضحت عائشة الضامرية رئيسة قسم البريد والوثائق بالمديرية ورئيسة لجنة الفرز بأن الخطة  حددت فيها المدة الزمنية للبدء والانتهاء إضافة إلى حصر عدد الملفات المستهدفة، لذلك تم جرد عدد (500) ملف خلال شهر بمدة زمنية قياسية بجهد مضاعف وعمل مستمر. 

وقالت: إن عملية الفرز تتضمن عدة مراحل أساسية تتمثل في كيفية اختيار عدد (250) ملف وإعطاء الأولوية لملفات أنشئت قبل عام (2010) من المخزن ونقلها لقاعة الفرز، بعد ذلك يتم ترفيف الملفات المختارة بقاعة الفرز وترقيمهم بالتسلسل العددي، ثم القيام بجردها وإعداد كشف الجرد يدويا، بعدها يتم إدخال بيانات كشف الجرد إلكترونياً بنظام الاكسل ويقوم الفريق بفرز الملفات المنتهية فترة بقائها بالحاويات الكرتونية بحسب مصيرها النهائي في عملية الفرز ويتم إدخال بقية الملفات التي لم تستوف مدتها إلى المخزن لإعادة حفظها بطريقة الحفظ الوسيط .

وأضافت : تأتي المرحلة الأخيرة وهي مرحلة إتلاف الوثائق المشتركة والتي تخضع إلى إجراءات دقيقة ومفصلة كما نصت عليها هيئة الوثائق والمحفوظات حسب دليل إجراءات إدارة الوثائق، فقد قامت المديرية العامة للخدمات الصحية بمسقط ممثلة في قسم البريد والوثائق بتاريخ  30 يناير من هذا العام بإتمام عملية إتلاف (276) ملف وانتقاء (7) ملفات وحفظ ( 217 ) ملف بالمخزن، وذلك بالتعاون مع فريق الدعم من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، كما تم إتلاف الوثائق الخاصة بدائرة الشؤون الإدارية ودائرة الشؤون المالية ودائرة تقنية المعلومات وقسم التدريب المُنتهية مدتها وفق الآجال المنصوص عليها في جداول مدد استبقاء الوثائق المُشتركة الموحد بين الوحدات الحكومية، وقد أشرف قسم البريد والوثائق بالمديرية العامة للخدمات الصحية بمحافظة مسقط على عملية الإتلاف آليًا عن طريق معمل الإتلاف الآمن الخاص بهيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية حسب الإجراءات القانونية المتبعة بالهيئة. 

تجدر الإشارة إلى أن المديرية العامة للخدمات الصحية لمحافظة مسقط تعتزم البدء في المرحلة الثانية من الإتلاف نهاية شهر يونيو من العام الجاري وذلك بعد الانتهاء من جرد وفرز نحو (2000) ملف .