دائرة البلدية في سمائل تختتم الدورة التدريبية في مجال “تصنيف الوثائق والمحفوظات”

كتبت- بشرى البوسعيدية

اختتمت دائرة البلدية في سمائل ممثلة في فريق الفعاليات والتوعية وفريق الوثائق والمحفوظات بقسم الشؤون الإدارية والمالية جدول أعمال الدورة التدريبية بعنوان: “تصنيف الوثائق والمحفوظات” التي استمرت على مدى (3) أسابيع، تحت رعاية الدكتور عبد الرحمن بن سليمان الشحي مدير عام التنمية الإجتماعية بمحافظة الداخلية، وبحضور خليل القرني عضو المجلس البلدي ممثل ولاية سمائل، وعدد من المسؤولين والموظفين من مختلف الجهات.

اشتمل حفل الختام على عدد من الفقرات والمناشط المتنوعة ابتدأت بكلمة ترحيبية براعي الحفل، تليها قصيدة شعرية ألقاها الفاضل سيف الرواحي، كما اشتمل الحفل على مشاركة عدد من الطلبة في فقرة فن الكيذا إلى جانب تقديم قصيدة شعرية، وفي الختام تم تكريم المشاركين والداعمين والمساهمين في إنجاح الدورة التدريبية.

وتأتي هذه الدورة التدريبية بالتعاون مع هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية وكلية الشرق الأوسط ودائرة البلدية في بدبد، وشركة نماء لخدمات المياه وعددًا من المؤسسات الحكومية وبمشاركة نخبة من المختصين والخبراء والأكاديميين في مجال الوثائق والمحفوظات.

أهداف الدورة:
استهدفت الدورة التدريبية عددًا من موظفي دائرة البلدية في سمائل والموظفين من مختلف المؤسسات الحكومية، وعددًا من الخريجين والمهتمين بمجال تصنيف الوثائق والمحفوظات، وهدفت الدورة إلى تسليط الضوء على طرق تصنيف الوثائق والمحفوظات وطريقة تخزينها وحفظها، وفرزها، وتطوير مهارات وقدرات الموظفين والاطلاع على تجارب وخبرات المختصين في هذا المجال، وتدريبهم على الأساليب والمنهجيات والإجراءات المتبعة لتنظيم الوثائق، إلى جانب نقل المعرفة وطرق التعامل مع الوثائق وإدارتها بطريقة تضمن حمايتها وحفظها بالطريقة السليمة، إضافة إلى الأساسيات التي ينبغي أن توجد في المؤسسات كأساس لضمان الإدارة المثالية لهذه المعلومات سواء عبر وجود السياسات والقوانين والأنظمة اللازمة مع مراعاة أن تكون مناسبة لطبيعة عمل المؤسسة، كما تهدف إلى ترسيخ المبادئ وأفضل الممارسات لطرق التعامل مع الوثائق التي تحتوي على معلومات سرية خاصة بالمؤسسة او بالأفراد، بالإضافة الى مواضيع مختلفة ومتنوعة فيما يتعلق بالأرشفة والمستجدات في مجال إدارة الوثائق بشكل عام والوثائق الالكترونية والتحديات في هذا المجال.

ورش عملية وتطبيقية:
وقد أشاد المشاركين بما حفلت به الدورة من معلومات علمية وتطبيقية، وقد أبدو رغبتهم في تكرار مثل هذه الدورات المتخصصة التي تعزز علوم الأرشفة والتوثيق، تناولت الدورة التدريبية التي شارك فيها ما يقارب (31) موظف من مختلف الجهات الحكومية عددًا من المحاضرات وأوراق العمل والموضوعات المختلفة في مجال تصنيف الوثائق والمحفوظات، وتخللت الدورة عددًا من الأنشطة الترفيهية التي تهدف إلى تعزيز الروح الجماعية بين المشاركين وإضفاء جو من الحيوية على البيئة التدريبية، إلى جانب الورش العملية والتطبيقية التي قدمها مجموعة من الخبراء والمتخصصين من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية ومن دائرتي البلدية في سمائل وبدبد، وكلية الشرق الأوسط وشركة نماء لخدمات المياه، يأتي من بين أوراق العمل: نظام إدارة الوثائق وعملية تطبيقها، إضافة إلى محاضرة حول الخطة الوطنية لفرز الوثائق ومواصفات حفظها، كما تناولت الدورة التدريبية محاضرة حول القوانين والتشريعات المنظمة لإدارة الوثائق وغيرها من المحاضرات.

الوثائق في مكاتب العمل:
حيث افتتحت الدورة بمحاضرة قيمة قدمتها الفاضلة غنية بنت خليفة الحبسية، فني وثائق بدائرة البلدية في بدبد بعنوان “الوثائق في مكاتب العمل”. تطرقت المحاضرة إلى الحديث حول أهمية الوثائق في المؤسسات الحكومية والخاصة، واستعرضت الأساليب المثلى لتنظيمها وتصنيفها لضمان الحفاظ على جودتها وسهولة الوصول إليها عند الحاجة.

الأرشفة الإلكترونية:
كما اشتملت الدورة على ورقة عمل معمقة بعنوان “أساسيات الوثائق والأرشفة الإلكترونية”، وعرضًا تفصيليًا حول تاريخ الوثائق وأصولها، قدمها منير النوري، محاضر في كلية الشرق الأوسط. حيث تناول خلالها أحدث الأساليب والتقنيات المستخدمة في هذا المجال الحيوي، كما قدم كل من الفاضل أحمد الرواحي والفاضلة جوخة القاسمية، المختصان من هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية، ورقة عمل بعنوان “إدارة عملية البريد وحفظ الوثائق “، من حيث دور قسم البريد بالهيئة واختصاصاته، وتجربتهم في إدارة عملية البريد بالطريقة التقليدية قبل تطبيق المنظومة الإلكترونية، كما اشتملت الورقة على الحديث عن نماذج الاستمارات والسجلات لإدارة البريد بالطريقة التقليدية، إلى جانب تسليط الضوء على تجربة قسم البريد بالهيئة في التحول الرقمي لإدارة عملية البريد.

حفظ الوثائق:
كما تناولت ورقة العمل الثانية حول موضوع إدارة عملية حفظ الوثائق بالهيئة من خلال اختصاصات قسم الحفظ ودوره في إدارة عملية تحويل الوثائق التي لم تعد جارية الاستعمال إلى مركز الحفظ الوسيط، حيث تم شرح آلية العمل بالاستمارات الخاصة بهذه العملية والاستمارات المتعلقة بإدارة الوثائق بمركز الحفظ الوسيط، كما تخللت ورقة العمل إبراز دور المختصين بقسم الحفظ في الإشراف على مركز الحفظ الوسيط وممارسة الأعمال الخاصة بالمركز كفرز الوثائق وترتيبها وتنظيم الاطلاع عليها ومراقبة بيئة حفظها.

وقدم أحمد الكيومي محاضرة حول نظام إدارة الوثائق، كما قدم نصر الجابري محاضرة حول عمليات إدارة الوثائق، إضافة إلى تقديم ورقة عمل حول فرز وإتلاف الوثائق وأماكن حفظ الوثائق الوسطى استعرضها حافظ المعمري.

واختتم الأسبوع الثاني بعرض غني للتجربة الرائدة لمجموعة نماء لخدمات المياه في إدارة الوثائق، قدمتها الفاضلتان سعدة النعمانية وعزة المحرزية، والتي استعرضت خلالها تجربة المجموعة في تطبيق نظم إدارة الوثائق، مسلطة الضوء على التحديات والحلول التي اعتمدتها لضمان تحقيق أعلى مستويات الكفاءة في هذا المجال.

قانون الوثائق والمحفوظات:
كما استعرضت وصال العزرية باحثة قانونية بدائرة البلدية في سمائل ورقة عمل حول “تحليل قانون الوثائق والمحفوظات” خلال الأسبوع الثالث من الدورة التدريبية، سلطت خلالها الضوء على عدد من المحاور من بينها مناقشة وتحليل قانون الوثائق والمحفوظات، وأهم التعديلات التي طرأت عليه، إلى جانب المفاهيم المرتبطة بهذا القانون، كما تضمنت ورقة العمل على توضيح التزامات منشئ الوثيقة وما هي أنواع الوثائق والمراحل التي تمر بها. إضافة إلى توضيح العقوبات الجزائية لمن يخالف قانون الوثائق والمحفوظات وما هي القوانين المرتبطة بها.

حرص متواصل:
وتحرص دائرة البلدية في سمائل من خلال هذه الدورة إلى تعريف الموظفين والمهتمين بنظام التصنيف للوثائق المشتركة الخاضعة لقانون الوثائق والمحفوظات الوطنية، وفهم وممارسة الأُسس وقواعد العمل على التصنيف المشترك المعمول بها، ومُدد الاستبقاء والمصير النهائي وقواعد الحفظ وغيرها من المعلومات، وتزويدهم بالمهارات والمعرفة اللازمة لمواكبة التطورات الحديثة في إدارة الوثائق والمحفوظات.